Como resolver os 10 principais desafios que os empreendedores e empresários enfrentam

Com base no artigo da Deluxe Enterpries listamos os “10 principais desafios” que os empreendedores e empresários enfrentam atualmente num mundo de negócios muito complexo e competitivo. Felizmente, nestes tempos tão exigentes existem também muitos recursos para enfrentar estes desafios.

Para cada situação e desafio são indicados caminhos e soluções. Não há receitas mágicas, mas com tenacidade, objetividade e sabedoria pode ultrapassar cada um deles.

1. Gestão do fluxo de caixa ou cash flow

O desafio: o fluxo de caixa é essencial para a sobrevivência das pequenas empresas, mas muitos empreendedores lutam para pagar as contas (sem falar a si mesmos) enquanto aguardam a chegada das transferências e dos cheques. Parte do problema decorre de atrasos na faturação e na cobrança, o que é comum no mundo empresarial. Após executar um trabalho, envie de imediato a fatura e normalmente é pago (acredita) cerca de 30 dias depois. Enquanto isso, tem de pagar imensas coisas, desde os seus colaboradores ou pessoal que contratar, a sua renda, o combustível, as comunicações, os seus impostos e até a sua conta do supermercado. Esperar para receber o pagamento pode dificultar a sua sobrevivência – e quando um cliente não paga, então nesse caso pode arriscar perder tudo.

A solução: o orçamento e o planeamento adequados são essenciais para manter o fluxo de caixa, mas mesmo isso não evita muitas vezes o stress com as contas a pagar. Uma forma de melhorar o fluxo de caixa é colocar como condição um adiantamento pelos seus produtos e/ou serviços. O adiantamento deve cobrir uma parte ou todas as despesas associadas a um determinado projeto ou venda, além de algum lucro para si. Ao exigir um adiantamento, tem a certeza de que não terá de pagar à cabeça as contas e vai minimizar o seu risco.

Outra estratégia para melhorar o fluxo de caixa é exigir o pagamento de forma mais rápida das suas faturas. Por exemplo, solicitar o pagamento das faturas a 15 dias, em vez dos 30 dias habituais pode significar que, se um cliente se atrasar com o pagamento, terá ainda duas semanas para cobrar e poderá ainda assim ser pago antes do vencimento das contas do próximo mês. Uma outra situação que cada vez mais empresas adotam é a do pagamento imediato ou pronto pagamento após a conclusão do projeto. Atualmente na era digital que vivemos, existem inúmeras soluções e plataformas que facilitam o pagamento, por exemplo o seu smartphone, uma transferência bancária ou o MB Way que permitem o pronto pagamento.

Pode também abordar a gestão do fluxo de caixa do outro lado da equação, solicitando aos seus fornecedores que considerem alargar o prazo de pagamento para 45, 60 ou mesmo 90 dias para permitir um maior intervalo de tempo para conseguir receber dos seus clientes. Se  estabelecer um bom relacionamento com os seus fornecedores e for um bom cliente, de confiança, eles estarão dispostos a trabalhar consigo e a ajudá-lo na gestão da sua tesouraria.

2. Escolher bem a equipa

O desafio: sabe que muitas vezes quem tem mais medo nas entrevistas de seleção, não são os candidatos – são mesmo os empreendedores. O processo de recrutamento e seleção é por vezes demorado e leva muitos dias do seu precioso tempo: rever currículos, realizar as entrevistas, analisar os candidatos para encontrar os diamantes que muitas vezes estão em bruto. Então, faça a sua oferta com as melhores condições possíveis, espere atrair as pessoas com maior potencial e depois mantê-las.

A solução: seja específico e distinto. Frequentemente os anúncios de emprego são extraordinariamente vagos em termos das exigências da função a desempenhar, das qualificações requeridas, dos horários e das condições e benefícios que serão pagos. Pode economizar muito tempo ao fazer uma pré-qualificação dos candidatos através de perguntas específicas a que devem responder antes da entrevista bem como outros desafios associados. Aborde a procura de colaboradores da mesma forma que aborda uma campanha de marketing centrada no seu cliente: por meio de uma excelente segmentação de candidatos.

Depois de ter um conjunto de candidatos, organize uma entrevista na qual leva os candidatos a conhecerem a sua empresa, os desafios do seu projeto e o ambiente de trabalho. Faça perguntas relevantes no âmbito das responsabilidades e tarefas a realizar, tipo de experiência, expectativas, tipo de perfil e exigências bem como conheça as metas e objetivos a curto e médio prazo dos candidatos. Não aja como um ser superior; em vez disso, comporte-se como se estivesse a procurar um verdadeiro parceiro para ajudar a realizar o trabalho e a levar o seu negócio avante.

Reserve um tempo para procurar referências reais de trabalho dos candidatos: não a vizinha com quem os seus candidatos cresceram, mas pessoas que podem honestamente atestar a sua ética, atitude e potencial no trabalho. Depois de escolher o seu candidato e antes de fazer a oferta final de emprego, pergunte-lhe o que o motiva nesta oportunidade e o que pretende alcançar no futuro. Peça para serem honestos nas suas expectativas. Caso façam um bom trabalho para si, saberá que tipo de condições e benefícios cada um deles procura e valoriza, o que os motiva e poderá fazer os ajustes necessários na sua proposta final: será que são mais férias? Oportunidade de evoluir e aprender? Mais dinheiro? Liberdade, em vez de microgestão? Desafios novos?

Esta abordagem permite estabelecer os fundamentos para uma relação de confiança, com base em expectativas claras para ambas as partes. Um relacionamento de confiança é criado apontando para o longo prazo e de modo a ser recompensador para ambas as partes.

3.  Gerir as suas prioridades e o tempo

O desafio: a gestão do tempo pode ser o maior problema enfrentado pelos empreendedores, que usam muitos (e/ou todos) chapéus. Se tivesse mais tempo, poderia certamente realizar muito mais!

A solução: arranje tempo. Como o dinheiro, ele não cresce nas árvores, é claro, então deve ser capaz de perceber onde o gasta e ser inteligente e diligente. Veja como:

Crie listas de objetivos: deve ter uma lista de metas para a vida, divididos em objetivos anuais, semestrais, por mês e depois por semana. Os seus objetivos semanais serão divididos em tarefas específicas por dia. Dessa forma, o que está na sua lista de tarefas num determinado dia é tudo o que precisa fazer para manter o controlo das suas metas de vida

Se alguma tarefa não estiver alinhada com as atividades e objetivos da sua vida, elimine-a.

Se alguma tarefa não precisar de ser concluída por si, delegue-a!

Tenha sempre presente esta pergunta: “O que estou a fazer agora é o melhor uso do meu tempo para o que eu quero alcançar hoje?”

4.  Delegar tarefas

O desafio: sabe que precisa delegar ou passar a terceiros determinadas tarefas, mas parece que cada vez que pensa nisso adia ou faz a tarefa que é difícil e demorada para si, fica confuso, insatisfeito e algumas vezes tem de refazer tudo de novo…

A solução: encontre bons colaboradores e/ou parceiros em quem pode confiar. Talvez precise pagar um pouco mais por isso, mas a economia de tempo (e o potencial do ganho daí resultante) na grande maioria das situações compensa muito.

Em seguida, seja muito específico quanto ao que quer realmente que seja feito. No início, levará um pouco mais de tempo a passar cada tarefa, ao detalhar todo o processo definindo exatamente o tipo de ajuda que deseja. Não faça suposições e não assuma que quem está a ajudar será capaz de pensar e fazer da forma como quer ou como pensa, até porque inicialmente pode não ter o treino devido.

Não dê indicações genéricas do género “colocar as estatísticas das vendas na folha Excel”. Sempre que possível dê as instruções específicas, detalhadas e demonstre como se faz. “Abrindo a folha Excel com o título Vendas Mensais XPTO, na coluna B colocamos o valor em unidades das vendas de cada produto na semana respetiva, na coluna C colocamos o valor em euros faturados por produto, na coluna D colocamos as devoluções que vamos retirar do relatório K. Verificamos na coluna os stocks e caso o valor seja inferior a 5 … então passar para a folha de faltas o produto respetivo”. Pode parecer um exagero, mas dedique tempo para explicar e formar as pessoas de forma específica, explicando o porquê e a importância de cada tarefa com detalhe, desta forma vai retirar imensos resultados no futuro.

5.  Escolher o seu nicho

O desafio: saber à priori qual é o portfolio de produtos e serviços que o mercado está ansioso por receber seria uma verdadeira máquina de fazer dinheiro. Mas na maioria das situações não tem uma ideia muito clara nem tão pouco o nicho de mercado que vai escolher.

A solução: admitir que pode ter pouco conhecimento dos vários nichos onde existem excelentes oportunidades de negócio. Nesse caso será bom entregar essa importante tarefa a alguém que seja forte nessa área. Não precisa contratar uma empresa ou agência de marketing reputada e cara; em vez disso, peça ajuda a quem tem experiência em trabalho de investigação de campo que pode mesmo ser um freelancer. Peça para realizar uma pesquisa de mercado e elabore o respetivo relatório com os nichos sugeridos e com o seu potencial de negócio. Faça depois uma análise SWOT completa: Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.

Isso não quer dizer que terá alguém a decidir por si; no entanto, se não é bom a identificar e avaliar nichos, é uma boa ideia ter alguém que faça esse estudo e lhe apresente sugestões. Pode depois analisar o relatório e tomar a sua decisão. Dar esse passo nesta fase inicial pode significar economizar muito tempo, dinheiro e evitar enormes dores de cabeça mais tarde – e assim não colocar em risco o seu negócio e os seus meios de subsistência.

6.  Operacionalizar o seu marketing

O desafio: não conhece a melhor forma de comercializar os seus produtos e serviços: Como fazer a sua publicidade, marketing online e os seus folhetos… Como maximizar o seu retorno do investimento com um marketing eficaz, direcionado e que alcança resultados.

A solução: novamente, se não gosta de planear, fazer a divulgação e promoção dos seus produtos e/ou serviços, é uma boa ideia contratar um especialista. Criar anúncios com um copy adequado exige algum conhecimento para além de dominar um conjunto de ferramentas. Com essa base, tudo o que necessita é de preparar um plano de marketing base: determinar que atividades de marketing vai realizar para conseguir as vendas que idealiza. Qual é o orçamento que quer disponibilizar para o seu plano de marketing e monitorize a respetiva implementação e o retorno do investimento nas várias ações e campanhas que realizar. Testar e medir é muito importante para validar as suas escolhas.

Este não é o momento de experimentar só porque gosta ou acha que funciona. Primeiro estabeleça as suas bases e depois logo pode fazer variações.

7.  Obter Capital

A solução: existem várias formas de obter financiamento desde empréstimos bancários tradicionais, de familiares e amigos, crowdfunding ou financiamento coletivo, este último, consiste na obtenção de capital através da agregação de múltiplas fontes de financiamento, em diversas plataformas, business angels e outros investidores particulares. Pode escolher uma dessas formas, mas tenha em consideração os enormes benefícios de ter um modelo de crescimento autossustentado no qual a sua atividade vai alimentando o crescimento do seu negócio e vai reinvestindo no mesmo.

Em vez de tentar lançar um projeto megalómano da noite para o dia, concentre-se nos seus principais clientes desde o início. Trabalhe continuamente para encontrar novos clientes enquanto se esforça para continuar a servir com qualidade a sua base de clientes.

Faça com que o marketing passa a palavra se espalhe e certamente mais clientes virão ter consigo. Enquanto isso, desenvolva sistemas e processos de negócios que permitem delegar tarefas sem sacrificar a qualidade do seu serviço. O seu negócio crescerá de forma lenta, mas sustentada e poderá resolver problemas enquanto eles forem pequenos.

Pense onde quer estar no futuro. Pode chegar lá sem grande ajuda, mesmo que necessite atrasar um pouco o ritmo de crescimento enquanto avança no seu dia a dia. Esta é a melhor estratégia a ser adotada por empreendedores de pequenas empresas. No entanto, se considera que precisa de financiamento, faça bem as contas e considere vários cenários e não se baseie só no seu feeling pois pode colocar em causa o seu futuro.

8.  Investir no que traz clientes

O desafio: mesmo que o fluxo de caixa seja bom, parece que nunca tem a disponibilidade financeira suficiente para investir no seu negócio de forma a alcançar todo o seu potencial.

A solução: a menos que você seja um milionário (e mesmo que seja), cada empreendedor luta diariamente com o seu orçamento e as disponibilidades financeiras. A chave é priorizar os seus esforços de marketing com grande eficácia – investir uma parte do seu dinheiro onde está a funcionar e a ter retorno – e reservar o restante para despesas operacionais, para experimentar outras estratégias e formas de marketing com retorno, em novos clientes.

Fique também de olho no seu dinheiro: é possível que haja áreas que não estão a funcionar e que podem libertar recursos e fundos. A menos que uma despesa seja absolutamente crítica para os seus negócios e/ou represente um investimento com um retorno esperado, se não for o caso, elimine-a ou pelo menos reduza muito o seu impacto na tesouraria.

Faça este exercício: Veja como pode gerir os seus negócios de forma mais eficiente, ou seja, centrada na melhoria da produtividade, reduzindo ou eliminando custos e tempos, com vista a promover as atividades que realmente acrescentam valor para o cliente. Na verdade, corte tudo o que não seja vital para o crescimento do seu negócio, retire as gorduras do seu orçamento e continue a investir no lhe traz mais clientes.

9.  Não limitar o crescimento do seu negócio

O desafio: estamos a assumir que o seu negócio está a crescer e que chegou a um ponto em que já não consegue realizar, com qualidade e no tempo adequado, todas as tarefas e responsabilidades que tem assumido.

A solução: Desenvolver novos processos focados na delegação de tarefas. Muitos empreendedores, habituados a usar todos os chapéus, encontram-se nessa posição quando alcançam este patamar do crescimento e de sucesso. Como está tudo na sua mão este é o limite, o teto que foi criado por si. Ou seja, já não pode crescer. A única forma de avançar é delegar tarefas noutras pessoas para sair do processo produtivo e do técnico, para prosseguir finalmente para o papel de gestor e de empresário.

10. Ultrapassar as suas dúvidas e inquietações

O desafio: a vida de um empreendedor não é invejável, pelo menos no início. É extremamente fácil desanimar quando algo dá errado ou quando não está a crescer com a rapidez que gostaria. A dúvida surge e por vezes sente vontade de desistir.

A solução: Ser capaz de superar a dúvida e a incerteza e ser resiliente são características fundamentais para os empreendedores. Ter uma boa rede de apoio ajudará muito: familiares e amigos que conhecem os seus objetivos e apoiam a sua situação, bem como um “conselho consultivo” de profissionais e outros empreendedores em quem confia que podem ajudar a avaliar a sua situação e aconselhá-lo com segurança, na tomada de decisão sobre a melhor direção dos seus negócios.

Uma das melhores formas para lidar com a dúvida é trabalhar e monitorizar com detalhe os seus objetivos, lista de atividades, tarefas e respetivas métricas. Quando estiver mais em baixo e com pouca motivação, verifique as suas listas de tarefas e verifique quais estão a contribuir para os seus objetivos de curto e médio prazo. Ao fazer isso, está por certo a avançar e mais próximo do seu sucesso nos negócios.

Os empreendedores enfrentam muitos desafios e já foram escritos milhares de páginas sobre como superá-los. A perseverança e inteligência são os seus melhores aliados; use-os a seu favor para continuar a trabalhar na direção dos seus objetivos. Entenda que não é o primeiro a sentir esta luta e não será o último. Por esse motivo, existem muitos recursos disponíveis para o ajudar a ultrapassar os seus dias mais sombrios como empreendedor, para que possa colher as inúmeras recompensas e conquistas ​​que acompanham a construção do seu negócio que deseja e merece ser de sucesso.